Die ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH ist ein Synonym für Sicherheit, Schutz und Komfort in Gebäuden aller Art. Unter den etablierten Markennamen IKON, effeff und KESO entwickeln und produzieren sie mechanische und elektromechanische Verriegelungen, Schließanlagen sowie Zutrittskontrollsysteme. Doch in einer Zeit, in der Datenschutz und Privatsphäre immer stärker in den Fokus rücken, stehen Facility Manager vor einer Herausforderung: Wie können sie auf elektronische Schließanlagen umsteigen, ohne dabei gegen Datenschutzrichtlinien zu verstoßen oder auf zeitraubende Verhandlungen mit dem Betriebsrat angewiesen zu sein?
Elektronische Schließanlagen bieten zweifellos eine bequeme Lösung für die Verwaltung von Zugangsberechtigungen in Gebäuden. Dennoch sind Datenschützer alarmiert, wenn es um die Speicherung und Verarbeitung der erfassten Daten geht. Diese Bedenken betreffen nicht nur die Software, in der festgehalten wird, wer welchen Schlüssel besitzt und auf welche Bereiche zugreifen kann, sondern vor allem die lückenlose Dokumentation der Türöffnungen. Jeder Schließvorgang wird in den Schlüsseln und Zylindern als Ereignisliste erfasst, was es im Grunde ermöglicht, die Bewegungen der Nutzer im Gebäude genau zu verfolgen.
Da der Gesetzgeber vorschreibt, dass für die Erfassung personenbezogener Daten die schriftliche Zustimmung der Betroffenen erforderlich ist, schließen Geschäftsführung und Betriebsrat normalerweise eine Betriebsvereinbarung ab. Doch dieses Vorgehen kann zu Konflikten führen und im Extremfall die Einführung einer elektronischen Schließanlage verhindern. Zum Glück gibt es jedoch legale Alternativen, die ohne die Zustimmung des Betriebsrats umsetzbar sind.
Die erste Alternative: Datenerfassung in Ereignislisten vermeiden
Es gibt elektronische Schließanlagen, die eine Software zur Verwaltung nutzen, jedoch keine persönlichen Daten über die Schließvorgänge erfassen, weder im Zylinder noch im Schlüssel. Hier ist keine Zustimmung des Betriebsrats erforderlich, da keine personenbezogenen Daten erhoben werden. Wenn Sie diese Lösung bevorzugen und Ereignislisten für Ihre Sicherheitsanforderungen nicht notwendig sind, sollten Sie die entsprechenden Schließkomponenten bereits vor der Installation auswählen. Diese Zylinder werden in der Regel so konstruiert, dass sie keine Daten speichern können und sind oft äußerlich gekennzeichnet, um sie leicht unterscheiden zu können.
Die zweite Alternative: Elektronisches Schließsystem mit Vier-Augen-Prinzip
In den meisten elektronischen Schließanlagen werden Schließereignisse automatisch in Zylindern und Schlüsseln gespeichert. Diese Daten sind jedoch zunächst nicht personenbezogen. Die Zuordnung zu einer bestimmten Person erfolgt erst bei der Übertragung der Ereignislisten in die Software, ein entscheidender Punkt, an dem der Betriebsrat eingreifen kann. Einige Hersteller, darunter auch ASSA ABLOY, bieten alternative Lösungen an, um die automatische Datenübertragung in die Software zu reglementieren und zu kontrollieren.
Eine gesetzeskonforme und praktische Lösung ist das Vier-Augen-Prinzip. Facility Manager müssen für die Übertragung der Ereignislisten eine zweite befugte Person hinzuziehen. Erst wenn diese Person die Übertragung mit ihrem persönlichen Zugangsmedium, beispielsweise einem Programmierschlüssel, in der Software autorisiert, können die Daten aus den Zylindern auf die Verwaltungsoberfläche übertragen werden. Damit wird die Erfassung der Daten überwacht, und es ist keine umfassende Betriebsvereinbarung mehr erforderlich. Diese zweite Person muss nicht zwingend Mitglied des Betriebsrats sein, es kann auch eine andere Arbeitnehmervertretung wie ein Personalrat sein.
In der modernen Welt, in der Datenschutz und Compliance immer wichtiger werden, sind Facility Manager gut beraten, sich über die verschiedenen Optionen für elektronische Schließanlagen zu informieren und diejenige auszuwählen, die am besten zu den Anforderungen ihres Unternehmens passt. Mit den oben genannten Alternativen können sie sicherstellen, dass sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz ihrer Zugangskontrolle verbessern.
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